Prontuário do Colaborador e Documentos a Serem Arquivados.

Nesse texto vamos explicar um pouco como funciona o prontuário de um funcionário dentro da empresa, e também como ocorre o arquivamento dos documentos. Vamos entender um pouco disso!

O prontuário de um funcionário é o local onde são organizados todos os documentos referentes ao registro desse colaborador na empresa. Trata-se de um pequeno arquivo de documentos da vida profissional do colaborador, tais como currículos, contratos, histórico trabalhista, fichas de salário, declarações, atestados médicos, registro de ocorrências, dentre outros.

Prontuários dos funcionários

Deverá ser aberta uma pasta para cada funcionário. Diariamente deverá ser efetuado o arquivo dos documentos, mantendo-o atualizado. Os documentos devem ser arquivados por ordem cronológica dos acontecimentos e tudo que diz respeito ao funcionário deverá estar em sua pasta de forma organizada e de fácil localização.

Obs. Orientamos que os documentos abaixo sejam arquivados dentro da pasta e separados por envelopes plásticos da seguinte forma:

1.Folha de Ponto ou Espelho de Ponto.
2.Holerites(em outro saco plástico e/ou envelope)
3.Recibos VT´s mês a mês (em outro saco plástico e/ou envelope).
4.Documentos relativos ao contrato de trabalho como :

4.1.Contrato de Trabalho
4.2.Avaliação de Experiência 45 e 90 dias.
4.3.Autorização para desconto do Custeio Confederativo e Contribuição assistencial.
4.5.Declaração de Opção para Vale Transporte.
4.6.Acordo de compensação de horas para quem trabalha de 2ª a 6ª e folga no sábado e Domingo.
4.7.Acordo de compensação de horas ( Banco de Horas ).
4.8.Declaração de Dependência para Fins de Salário família. (Para colaboradores com dependentes).
4.9.Ficha de Salário Família para menores de 14 anos. (Para colaboradores com dependentes).
4.10.Certidão de nascimento dos filhos.
4.11.Comprovante atualizado de vacinação para filhos até sete anos.
4.12.Comprovante de matrícula escolar para filhos de 7 a 15 anos.
4.13.Movimentações Funcionais, salariais, horários e outros, quando de qualquer alteração de contrato
4.14.Atestado médico admissional,/demissional/periódico etc....
4.15.Férias - Avisos e Recibos de Férias.
4.16.Declaração de Dependência para Fins de Imposto de Renda.
4.17.Faltas (Justificativas, abonos).
4.18.Atrasos (Justificativas, abonos).
4.19.Saídas Antecipadas (Justificativas, abonos).
4.20.Autorizações para pagamento de Horas Extras ( Controle do banco de horas). Obs1: Todos os documentos acima devem estar datados e assinados pelo funcionário.

Arquivamento de documentos

O arquivamento de documentos é uma das atividades mais básicas e tradicionais de um departamento de pessoal. Afinal, cada funcionário possui uma verdadeira pilha de documentos que a empresa precisa ter acesso, na forma de cópias ou originais. Para que o Departamento Pessoal possa se manter organizado é imprescindível que esses documentos sejam arquivados da maneira correta.

É recomendável que os documentos sejam mantidos em pastas (uma para cada funcionário – prontuário). Essas pastas precisam ser mantidas em local adequado, sem umidade ou luz forte, para que os documentos se mantenham preservados. O gestor de RH precisa ter fácil acesso aos arquivos, pastas ou documentos, a qualquer momento. Organizar os arquivos por data de admissão ou ordem alfabética, também pode ser uma solução prática.

Uma técnica que, apesar de não dispensar o arquivo físico, auxilia bastante na agilidade dos processos, facilitando consultas e diminuindo o manuseio, é a digitalização dos arquivos, que pode ser feito internamente ou por empresas especializadas em arquivar documentos físicos, disponibilizando-os para consulta em meio digital. Para quem quer uma solução mais aprimorada, existem as ferramentas de GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos), que permitem, entre outras coisas, controle de versões e de cópias.

Bom podemos ver que o arquivamento de documentos não é nada fácil, mas com tempo e pratica tudo se torna bem mais simples, e você tem alguma dica para acrescentar no nosso artigo? Deixe sua opinião ou dica nos comentários! Obrigado pela sua atenção!